עוברים דירה - הבלוג שלי בנושא ניהול פרויקטים אפקטיבי עובר למקום אחר

שלום לכולכם,


הבלוג הזה עובר למקום אחר.


החל מהיום הפוסטים הבאים יכתבו בבלוג באתר החברה שלי - EffectiveIT שהקמתי כדי לתמוך, ללוות, לייעץ ולהדריך את קהילת מנהלי הפרויקטים בדרך להצלחה בתפקיד.


אתם מוזמנים מאוד לבוא ולבקר אותי בדירה החדשה:
http://www.effectiveit.co.il


להתראות,
דורית שר

מה ליום הכיפורים ולניהול פרויקטים אפקטיבי?

יום הכיפורים הוא יום של חשבון נפש.

אם לא באף יום אחר, אזי לפחות ביום זה אנחנו עוסקים בהתבוננות פנימית על מה נעשה טוב ומה לא. חושבים מה היה רצוי לעשות אחרת, ומה ניתן היה לעשות אחרת.

חושבים במי פגענו, והאם התנהלנו בצורה לא נכונה.

ובעיקר – מסיקים מסקנות. מתכננים תוכניות. מבטיחים להשתפר, וגם ברור לנו איך אנחנו הולכים לעשות את זה.

אותו תהליך בדיוק אנחנו, כמנהלי פרויקטים, עושים עם הגעה לאבן דרך משמעותית או לסוף הפרויקט. יש כאלה שיקראו לזה רטרוספקטיבה, אחרים יקראו לזה תחקיר, ואני אוהבת דווקא את המושג "תחכים". כל המושגים מתייחסים לאותו דבר בדיוק – הסקת מסקנות לגבי מה שבוצע, איך בוצע ולאיזה מטרות הגענו, ואיך ניתן לשפר בפרויקטים הבאים.

אז שיהיה לכולם גמר חתימה טובה ושנה משופרת ואפקטיבית יותר מקודמתה.

Best Practice – not just to copy & paste

המושג Best Practice משמש בעיקר לצורך נקודת התייחסות לתהליכים, שיטות עבודה, מערכות וכלים בארגונים המוכרים כמצטיינים.


פעמים רבות כשמגיעים למסקנה כי יש צורך בשינוי של תהליך עבודה, הכנסת מערכת חדשה וכו', פונים ל- best practice ומסתכלים על ארגונים דומים לנו בתעשייה ואיך הם ביצעו את השינוי המבוקש.

אולם, יש לזכור כי זה ממש לא copy & paste. כדי לבצע את השינוי בצורה אפקטיבית אי אפשר להעתיק בדיוק את מה שקורה בחברה אחרת. לכל ארגון יש DNA משלו, תרבות ארגונית משלו, צרכים אחרים, הנכס האנושי שונה והדינאמיקה אחרת.

פעמים רבות גם הסיטואציה שיזמה את הצורך בשינוי היא שונה מארגון לארגון, ולכן האופן שבו ננהל את השינוי ונטמיע אותו, בין אם מדובר בהכנסת תהליך חדש לארגון או בהכנסת מערכת חדשה, תלויה בסיטואציה הספציפית הקיימת באותו רגע.

אם ניקח את "מה שמקובל בשוק" ונעתיק אותו לארגון שלנו, נגלה פעמים רבות שהדברים "לא זורמים", שזה לא בדיוק זה, הפתרון לא בדיוק מתאים, ותהליך ההטמעה הופך להיות פתאום מסורבל. זה כמו להכניס חתיכה של פאזל שלא במקומה...


לכן, השימוש ב- Best Practice הוא חשוב ובעל ערך, אבל רק כדרך לקיצור תהליך הלמידה ולבחינת האפשרויות הקיימות בשוק. לאחר בחינת האפשרויות, יש לתפור את הפתרון המתאים בדיוק לצרכי הארגון, למטרות העסקיות ול- DNA הארגוני. תהליך זה יבטיח התאמה מלאה של הפתרון והצלחה בתהליך.

10 דרכים ליצירת צוות מנצח

1. הגדרת מטרה ברורה לחברי הצוות. אפקטיביות מתחילה כשיש תמונת מטרה ברורה מאוד מול העיניים. כשהמטרה ברורה, כולם יודעים לאיפה רוצים להגיע.
2. הגדרת חלוקת תפקידים ברורה – מונעת קונפליקטים ומצב שבו או כמה אנשים עושים אותו דבר או שחלק מהמשימות נופלות בין הכיסאות.
3. חשוב שלחברי הצוות תהיינה מיומנויות ותחומי התמקצעות משלימים, המתאימים לצורך השגת המטרה שהוצבה בפני הצוות.
4. הדגשת תרומת העובד - כל עובד רוצה להרגיש בעיקר כי הוא תורם לארגון בו הוא נמצא. צריך למצוא דרכים להבהיר לאנשים שהעבודה שהם עושים חשובה. צריך לחפש הזדמנויות לשבח עובדים בפני חבריהם לעבודה ובפני הממונים.
5. שקיפות ושיתוף - שמירה על שקיפות ושיתוף הנם תנאי הכרחי להעלאת המוטיבציה של חברי הצוות. זאת כיוון שאז נוצר אמון בין העובדים ובין המנהלים. ברגע שיש אמון, העובד שם לו למטרה לעשות הכל כדי שהמנהל שלו יהיה מרוצה ממנו. הוא מבין שההנהלה סומכת עליו בכך שהיא משתפת אותו, והוא מרגיש צורך לגמול לה.
6. חשוב ליצור אקלים מוגן וחיובי. אנשים צריכים להרגיש שבטוח בקבוצה לומר משהו מבלי שהם יותקפו בחזרה.
7. ניהול קונפליקטים - צוות מוצלח צריך לדעת להתמודד עם עימות ולפתור אותו כך שאנשיו ימשיכו לפעול כצוות. המנהל צריך לעודד את חברי הצוות ליישב את חילוקי הדעות בעצמם, כי בסופו של דבר הם צריכים להמשיך לעבוד אחד עם השני.
8. הזדמנות לביטוי עצמי של כל אחד מחברי הצוות. חשוב לאפשר ביטוי של דעות מנוגדות, רעיונות והצעות תוך שמירה על תרבות דיונים. מתן לאנשי הצוות אפשרות לביטוי מעלה את  תפישת הערך העצמי של כל אחד מהעובדים בצוות.
9. דוגמא אישית – מנהל חייב לתת דוגמא אישית לאנשי הצוות שלו, בהתאם לערכים שאותם הוא מעוניין להבנות בצוות. דוגמא אישית מעמיקה את האמון שיש לעובדים במנהל ומעודדת  את תחושת ה"ביחד".
10. המנהל חייב להפעיל את מיומנויות המנהיגות שלו. חשוב במיוחד להוכיח לצוות כי הוא יודע מה הוא עושה. כשצוות לא סומך על המנהל, הוא לא ילך אחריו.

(הפוסט נכתב בגוף זכר לצורך נוחות בלבד ומתייחס למנהלים ומנהלות כאחד).

ניהול סיכונים כדרך חיים

בכל קורס לניהול פרויקטים מדברים על נושא ניהול הסיכונים ככלי שבא לעזור למנהל הפרויקט להתמודד עם סיטואציות אשר עלולות להופיע בשלבים שונים של הפרויקט ולסכן את הצלחת הפרויקט.

לטעמי, ניהול סיכונים הוא לא רק כלי המשמש בניהול פרויקטים, אלא מהווה דרך חיים וצורת מחשבה.

ברגע שניהול סיכון הופך להיות חלק מצורת המחשבה השגרתית, אזי ניתן להיערך להתמודדות עם מצבים שונים בחיים בכלל ובחיי העבודה בפרט.

הרי לא כל הזמן אנחנו רק מנהלים פרויקטים. יש עוד משימות שאנחנו כמנהלים ועובדים כאחד אמורים להתמודד איתם במציאות היומיומית.

אם נאמן את עצמנו לחשוב באילו סיטואציות מאתגרות אנחנו צפויים להיתקל, נוכל גם להיערך אליהם מספיק זמן מראש ולהכין תוכניות מגירה להתמודדות מוצלחת.

לדוגמא, אם בתחילת כל יום, אחרי שהגדרנו את היעדים שלנו לאותו יום, ננסה לדמיין את סוף אותו יום וננסה לחשוב מה גרם לנו לא לעמוד ביעדים שלנו (רק בדמיון, בלי עין הרעJ), זה מייד יציף לנו את הסיכונים שיגרמו לנו לא לעמוד ביעדים שלנו באותו יום, וכך נוכל להתכונן.

בהצלחה בהגשמת כל היעדים, האישיים והארגוניים!

עבודת צוות כגורם המשפיע על הצלחת הפרויקט

מנסיוני לאורך השנים גיליתי כי אחד הנושאים החשובים ביותר שמשפיעים על הצלחת הגופים אותם ניהלתי בכלל והפרויקטים בפרט, הוא נושא עבודת הצוות.

כדי להגיע לעבודת צוות אפקטיבית אשר גורמת להצלחת הפרויקט, יש לשים לב למספר היבטים:

1. קיימת מטרה משותפת. הגדרת המטרה מוטלת בעצם על מנהיג הקבוצה/ הפרויקט והיא זו שגורמת לאיחוד המאמצים של חברי הקבוצה לאותו כיוון ולהשגת אותה תוצאה רצויה.
2. שיתוף פעולה בין חברי הקבוצה. רצוי מאוד להגיע למצב בו חברי הקבוצה משתפים פעולה זה עם זה, עוזרים אחד לשני ומגבים אחד את השני גם אם זה בא על חשבונם האישי. ההסתכלות של חברי הקבוצה צריכה להיות כזו של "אם אתה תצליח, אני אצליח, ואז נצליח ביחד להגיע אל המטרה". וגם של – "אם אני אעזור לך כשאתה צריך עזרה, אתה גם תעזור לי כשאני אצטרך עזרה".
3. הצוות צריך להיות בנוי מאנשים בעלי ידע, יכולת וכישורים שמשלימים זה את זה לצורך השגת המטרה המשותפת והשלמת המשימה.

לאחרונה, נתקלתי בסרטון המתאר בצורה טובה את הנושא של עבודת צוות. היות שאני גם חובבת שירה, אז הסרטון הזה מצא חן בעיניי במיוחד...

צפו ותהנו...

קישור לסרטון ב- youtube.

ותמשיכו לנגן ביחד את המנגינה המושלמתJ

מה בין בחירת המנה המועדפת לאכילה ובין ניהול אפקטיבי?

מכירים את התופעה בה מונחים על הצלחת 2 מנות כשאחת מהן טעימה יותר ואחת מהן בריאה יותר (אך פחות טעימה) ?

אז, האנשים מתחלקים ל- 2 קבוצות: קבוצה א' כוללת את אלה שיעדיפו לאכול את המנה הטעימה יותר קודם וידחו את אכילת המנה הפחות טעימה (אך יותר בריאה) לסוף הארוחה. קבוצה ב' כוללת את אלה שיעדיפו קודם לאכול את המנה הבריאה יותר, לגמור עם זה כמה שיותר מהר, ורק אחר כך יעברו להתמוגג עם המנה הטעימה יותר...

אני שייכת לקבוצה השניה. אני קודם מסיימת את המנות הפחות טעימות (אבל שחייבים לאכול כי זה בריא..), ורק אחר כך מתפנה בכיף לאכול את המנות היותר טעימות.

גיליתי, כי צורת המחשבה הזו מלווה אותי לא רק במה שקשור באוכל, אלא בכל תחום בחיים ובמישור העבודה וניהול הפרויקטים בפרט.

כל אחד מכיר את התופעה של עומס במשימות. מהרגע שיצאת מהבית ועד הרגע שהגעת למשרד התווספו לך עוד כמה עשרות משימות, נוסף למה שתכננת לבצע באותו יום. וכולן- לא מפתיע – דחופות מאוד. ושוב נטרפים כל הקלפים ושוב צריך לתכנן את יום העבודה מחדש.

לכל אחד נטייה טבעית לביצוע משימות שהוא מרגיש יותר נח לבצען. הרצון להישאר באזור הנוחות, בעיקר ברגעי לחץ, מאפיין רבים מהאנשים.

מה שחשוב במקרה כזה הוא לשמור על מיקוד. וכדי להתמקד צריך לדעת בבירור ובבהירות מה היא המטרה ומה רוצים להשיג. רק לאחר שברורה המטרה, ניתן לבצע פעולות בהתאם לחשיבות המטרה שאותה רוצים להשיג.

לכן, ברגע שיש עומס גדול מאוד של משימות, צריך לעצור לרגע, לנשום עמוק, להיזכר שוב במטרה, ולו זאת לאותו יום, ולחשוב - ביצוע של איזו מבין המשימות תקדם אותי הכי הרבה לעבר המטרה.

ואז ההמלצה היא לבצע את המשימות המקדמות (החשובות יותר) קודם למשימות האחרות, גם אם המשמעות היא יציאה מאזור הנוחות.

איך עושים את זה?

דרך אחת שאני יכולה להמליץ עליה, שעובדת עליי – אני חושבת כמה זמן ייקח לי לבצע את המשימות החשובות יותר שאני פחות אוהבת לעשות. פעמים רבות אני מגלה שבפרק זמן קצר יחסית, לעיתים דקות עד שעות בודדות, אני יכולה לבצע די הרבה מהמשימות החשובות ה"לא נוחות" ולפעול בצורה אפקטיבית יותר לקידום המטרות שלי (הפרויקטים שלי). ואז יותר קל לבצע, ופשוט... לעבור את זה...

בהצלחה!